会议预算应考虑的问题有哪些?

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会议预算应考虑的问题有哪些?

发布时间:2018.07.23 浏览?#38382;? 
  
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:  
  1、交通费用  
  交通费用可以细分为:  
  (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码?#20998;?#20303;宿地的交通  
  (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。  
  (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。  
  2、会议室/厅费用  
  具体可细分为:  
  (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系?#22330;?#26700;椅、主席台、白板或者黑板、油?#21592;省?#31881;笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。  
  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、?#22987;?#26412;电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最?#23460;?#30340;性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。  
  (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而?#28304;?#37096;分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。  
  (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相?#21592;冉系?#24265;且服务专业的支持。  
  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。  
  3、住宿费用  
  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获?#23186;?#22909;的折扣。  
  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项?#32771;?#33539;围。  
  4、餐饮费用  
  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。  
  (1)、早餐  
  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)  
  (2)、中餐及午餐  
  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐?#38382;劍?#25353;桌预算——围桌式?#38382;健?#22914;果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。  
  (3)、酒水及服务费  
  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。  
  (4)、会场茶歇  
  此项费用基本上?#21069;?#20154;数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要额外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西?#20132;?#26412;上以咖?#21462;?#32418;茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖?#21462;?#27700;果及点心为主。  
  (5)、联谊酒会/舞会  
  事实?#24076;?#32852;谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容?#20934;?#31639;。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确?#24076;? 
  5、视听设备  
  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比?#32454;?#26434;,包括:  
  设备本身的租赁费用,通常按天计算  
  设备的运输、安装调试及控制?#38469;?#20154;员支持费用,可让会展服务商代理  
  音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可?#28304;?#20063;可委托代理  
  6、杂费  
  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇?#19994;?#31561;
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