如何准备会议资料、会议用品?

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如何准备会议资料、会议用品?

发布时间:2018.07.24 浏览次数: 
  
(一)会议资料的类型和准备  
1、会议资料的类型  
(1)来宾资料:会议手册、宣传材料、会议管理性材料。  
(2)会议资料:开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。  
(3)沟通资料:来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。  
2、会议资料的准备  
(1)来宾资料袋内容:会议手册、会议文件资料、分组名单、?#22987;?#26412;、文具、代表证、房号、餐券等。
(2)会务资料内容:接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。  
(3)沟通资料内容:会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。  
(二)会议用品的类型和准备  
1、会议用品的类型  
(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。  
1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。  
2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。  
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如,选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备,如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗?#21360;?#40092;花等。  
2、准备会议用品  
(1)检查空调设备,必要时做好开机准备,一般要在会议前两小时预热或预冷。
(2)检查好灯光、扩音设备。  
(3)检查黑板、白板,确保已擦干净,准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。  
(4)如?#24515;?#29983;人或外来人参加会议,摆放好姓名牌,注意文字大小适当,清楚易认。
(5)在每人座位前摆放纸笔。  
(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。  
(7)如果有选举、表决、表彰的议程,还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
(8)会期较长的会议,要安排好茶水饮料,并指定专人服务。
(9)如果是电话、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好。 

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